Dieser Leitfaden ist als Nutzungshilfe für die Tätigkeiten im Rahmen des EUREKA-Fach-Verbundes entstanden. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Im Zweifel sind die Handbücher und Richtlinien des ZIB maßgeblich.

Skype for Business unterscheidet zwischen einer Sofortbesprechung und einer geplanten Besprechung. Erstere startet man direkt vom Skype-Client aus, letztere plant man über Outlook wie einen normalen Besprechungstermin: Kalender→Neue Besprechung; dann Teilnehmer, Betreff, und Zeitraum eintragen. Die Einstellung als Online-Besprechung erfolgt durch Klicken auf die Schaltfläche „Skype-Besprechung“ in der Multifunktionsleiste („Ribbon“):

Auch externe Teilnehmer (d.h. solche außerhalb der niedersächsischen Justiz) können mit Ihrer E-Mail-Adresse zur Online-Besprechung eingeladen werden! Das Skype-Plugin für Outlook fügt dann wie unten gezeigt einen Textblock in die Besprechungsanfrage ein:

Dieser Textblock enthält folgende Informationen:

• Der Hyperlink hinter „An Skype-Besprechung teilnehmen“ hat die Form https://xxxx.justiz.niedersachsen.de/Vorname.Nachname/ABCDEFGH.¹⁾ Dieser Link kann zum Aufruf der Online-Besprechung sowohl von internen als auch von externen Besprechungsteilnehmern genutzt werden.
• Die Einwahlnummer im Celler Ortsnetz, die in der Abbildung aus Sicherheitsgründen nicht dargestellt wird. „Lokale Rufnummer suchen“ ist für Großunternehmen gedacht, die an mehreren Standorten Skype-Server und Einwahlknoten betreiben und auf die niedersächsische Justiz nicht anwendbar.
• Teilnehmer, die sich per Telefon unter der o.g. genannten Nummer einwählen, müssen nach Gesprächsbeginn die unter „Konferenzkennung“ genannten Ziffern per Tonwahl eingeben, um der Online-Besprechung beizutreten.
• Die in „PIN für Einwahl vergessen?“ genannte PIN ist nur in zwei Fällen erforderlich:
  • Man wählt sich als Organisator der Besprechung per Telefon ein.
  • Man wählt sich als normaler Teilnehmer der Besprechung per Telefon ein und die Besprechung ist als „sichere Besprechung“ konfiguriert.

Nachdem die Besprechung als Skype-Besprechung gekennzeichnet wurde, steht in der Multifunktionsleiste die Schaltfläche „Besprechungsoptionen“ zur Auswahl:

Durch Klicken auf diese Schaltfläche erhält man folgendes Fenster:

Der Verfasser empfiehlt, stets die Option „Neuer Besprechungsort“ auszuwählen. Dadurch wird für jede Besprechung ein neuer virtueller „Besprechungsraum“ mit einer neuen Konferenzkennung für die Telefoneinwahl bzw. einem neuem Hyperlink für die Teilnahme per Computer erzeugt.

Es besteht die Möglichkeit zu entscheiden, wie mit neu zu einer Online-Besprechung erscheinenden Teilnehmern verfahren werden soll. Entweder können diese den virtuellen Besprechungsraum direkt betreten, oder sie müssen in einer Art „Vorzimmer“ (im Wartebereich) warten und können dann einzeln zur Besprechung dazu gebeten werden. Für Besprechungen im Rahmen des EUREKA-Fach-Verbundes empfiehlt der Verfasser die Einstellung „Jeder (ohne Einschränkungen)“.

Optional kann allen Besprechungsteilnehmern vom System der Zu- oder Abgang von Teilnehmern angekündigt werden.

Referenten sind Besprechungsteilnehmer, die Präsentationen halten oder Bildschirminhalte freigeben können. Referenten können darüber hinaus (wie der Besprechungsorganisator) andere Teilnehmer zur Besprechung zulassen. Für Besprechungen im Rahmen des EUREKA-Fach-Verbundes empfiehlt der Verfasser die Einstellung „Jeder in meiner Organisation“ oder „Von mir ausgewählte Personen“.

Schließlich besteht die Möglichkeit, die Chat-Funktion oder die Videoübertragung im virtuellen Besprechungsraum zu deaktivieren oder alle Teilnehmer von Beginn an stumm zu schalten.

Fast alle diese Einstellungen (mit Ausnahme der Referentenliste) können vom Organisator auch während der Besprechung verändert werden!

Benutzer, die den Besprechungstermin in ihrem Outlook-Kalender gespeichert haben, also insbesondere der Organisator der Besprechung, werden, falls gewünscht, zu einer festgelegten Zeit vor dem Termin an diesen erinnert:

Sowohl Organisator als auch andere Teilnehmer können durch Klicken auf die Schaltfläche „Online beitreten“ der Besprechung beitreten. Dahinter verbirgt sich jedoch auch nur der Aufruf des oben erwähnten Hyperlinks!

An dieser Stelle trennen sich die Wege zweier verschiedener Nutzergruppen:

1. Benutzer mit installierter Clientsoftware für „Skype for Business“. Dabei ist irrelevant, ob es sich um den kostenpflichtige Clientsoftware als Teil eines Microsoft-Office-Paketes handelt, oder um die kostenfreie Version, die unter dem Namen „Skype for Business Basic“ hier heruntergeladen werden kann. Die Bedienung wird im folgenden Abschnitt erläutert.

2. Benutzer ohne installierte Clientsoftware für „Skype for Business“. Diese haben die Möglichkeit, mit Hilfe eines Plugins ohne systemseitige Installation von Software mit etwas reduziertem Funktionsumfang an der Besprechung teilzunehmen. Die Benutzung des Plugins wird in einem anderen Dokument erläutert.

Wird die Besprechung mit installierter Clientsoftware aufgerufen, so muss man zunächst der Übermittlung von Sprachdaten nochmals explizit zustimmen:

Im Anschluß daran öffnet sich das Hauptfenster der Online-Besprechung (egal ob es sich um eine geplante Besprechung oder eine Sofortbesprechung handelt):

Vieler Erläuterungen bedarf es bezüglich der Bedienung nicht:

• Mit der Symbolschaltfläche rechts oben kann man weitere Teilnehmer einladen
• Links daneben befindet sich eine Anzeige, die die Besprechungsdauer angibt
• Links daneben befindet sich eine Anzeige, die die aktuelle Übermittlungsqualität anzeigt
• Unten mittig befinden sich i.d.R. vier Symbolschaltflächen, mit deren Hilfe man die Kamera und das Mikrofon an- und ausschalten, eine Präsentation starten (z.B. des aktuellen Bildschirms oder einer PowerPoint-Präsentation) oder die Besprechung verlassen kann
• Die Symbolschaltfläche links unten öffnet ein Chat-Fenster für Textnachrichten an die Besprechungsteilnehmer

Die Funktion zweier Symbolschaltflächen soll genauer erläutert werden!

Da ist zum Einen diejenige ganz links oben, die Zugang zur Teilnehmerverwaltung gewährt:

Hier sind die aktuellen Teilnehmer an der Besprechung aufgelistet, gegliedert nach Referenten und „einfachen“ Teilnehmern. Links neben dem Namen erscheint für interne Teilnehmer der Anwesenheitsstatus, externe Teilnehmer sind als „Gast“ gekennzeichnet. Die vier Symbole auf der rechten Seite zeigen (von links nach rechts):

• ob der Teilnehmer Zugang zum Chat hat,
• ob er ein angeschlossenes Mikrofon besitzt, und ob dieses ein- oder ausgeschaltet ist,
• ob er eine angeschlossene Kamera besitzt, und ob diese ein- oder ausgeschaltet ist,
• und ob er ggf. die Präsentation verfolgt oder nicht.

Mit den Textschaltflächen unten lassen sich weitere interne Teilnehmer einladen („Weitere einladen“, links)…

…bzw. Einstellungen für alle Teilnehmer vornehemen („Teilnehmeraktionen“, rechts):

Diese Schaltflächen sind weitgehend selbsterläuternd, die ersten vier (von links oben nach rechts unten) gelten für alle Benutzer. „Alle zu Teilnehmern“ macht alle Benutzer, außer dem Organisator selbst, zu einfachen Teilnehmern, d.h. entzieht den anderen Benutzern den Referentenstatus. „Per E-Mail einladen“ ermöglicht es, weitere externe Benutzer komfortabel per E-Mail einzuladen.

Zurück zum Hauptfenster. Mit der Symbolschaltfläche ganz rechts unten (drei Punkte) lassen sich weitere Funktionen aufrufen:

Die Funktion „Aufzeichnungen verwalten“ ist in der niedersächsischen Justiz ohne Funktion, da die Aufzeichnung von Gesprächen technisch unterbunden ist. Unter „Skype-Besprechungsoptionen“ findet man die bekannten Besprechungsoptionen.